Name: Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn | BBC Ideas (How to make meetings less rubbish | BBC Ideas)
Uploaded: 2025-07-28T19:05:44.000Z
Duration: 4 min 33 s
Description: Thousands of YouTube videos with English-Chinese subtitles! Now you can learn to understand native speakers, expand your vocabulary, and improve your pronunciation...

Chúng ta đều đã từng trải qua điều này.

Bạn đang bị kẹt trong một cuộc họp.

Graham from accounts is droning on and on.

Graham từ bộ phận kế toán đang nói mãi không dứt.

Half the people are either sneakily looking at their phones or mentally planning their next holiday.

Nửa số người hoặc đang lén lút nhìn vào điện thoại của mình, hoặc đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ tiếp theo trong đầu.

Most people are wondering what the point of this meeting is.

Hầu hết mọi người đều thắc mắc mục đích của cuộc họp này là gì.

Và tại sao không thể là một email?

[Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn]

The truth is, lots of meetings aren't working for lots of people.

Sự thật là, rất nhiều cuộc họp không mang lại hiệu quả cho rất nhiều người.

The average office worker spends 27 days a year in meetings that they believe to be pointless, according to one survey.

Theo một cuộc khảo sát, nhân viên văn phòng trung bình dành 27 ngày mỗi năm cho các cuộc họp mà họ cho là vô nghĩa.

And even if your job isn't office-based, you may well find yourself in a more informal meeting, in a school, a church, or a sports club.

Và ngay cả khi công việc của bạn không phải là làm việc văn phòng, bạn có thể sẽ tham gia vào một cuộc họp không chính thức, tại trường học, nhà thờ hoặc câu lạc bộ thể thao.

Or like Jackie Weaver, whose meeting bust-up went viral in 2020, in a local parish council.

Hoặc như Jackie Weaver, người đã có một cuộc họp bị hủy bỏ một cách ồn ào vào năm 2020, trong một hội đồng giáo xứ địa phương.

If this disrupt this meeting, I will have to remove you from it.

Nếu bạn làm gián đoạn cuộc họp này, tôi sẽ phải yêu cầu bạn rời khỏi cuộc họp.

You have no authority here, Jackie Weaver.

Bạn không có quyền ở đây, Jackie Weaver.

Không có bất kỳ quyền hạn nào.

Cô ấy vừa đuổi anh ta ra khỏi nhà.

Vậy làm thế nào để cải thiện các cuộc họp?

Trước hết, chuẩn bị là yếu tố quan trọng nhất.

Whether you're chairing the meeting or just attending, you'll get a lot more out of it if you fully prepped.

Dù bạn là người chủ trì cuộc họp hay chỉ tham dự, bạn sẽ thu được nhiều lợi ích hơn nếu chuẩn bị kỹ lưỡng.

Get everything that's going to be going on here, where my glasses?

Được rồi, tôi sẽ ghi lại tất cả những gì sẽ diễn ra ở đây. Kính của tôi đâu rồi?

If you're the chair, make sure you send out an agenda, and maybe even a question in advance.

Nếu bạn là người chủ trì, hãy đảm bảo gửi lịch trình cuộc họp và có thể gửi trước một câu hỏi.

There's evidence that starting a meeting with that question gets everyone focused and participating quicker.

Có bằng chứng cho thấy việc bắt đầu cuộc họp bằng câu hỏi đó giúp mọi người tập trung và tham gia nhanh hơn.

If you're a participant, do the pre-read and work out what you want to say beforehand.

Nếu bạn là người tham gia, hãy đọc trước và chuẩn bị những gì bạn muốn nói trước khi bắt đầu.

Famously, Amazon boss Jeff Bezos starts each meeting with six minutes of reading time to make sure everyone's up to speed.

Như đã biết, ông Jeff Bezos, CEO của Amazon, bắt đầu mỗi cuộc họp bằng 6 phút đọc sách để đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin.

Okay, here we go, meeting schedule, that's extreme, and arguably a little controlling.

Được rồi, đây là lịch họp, lịch này thật sự quá chặt chẽ và có thể nói là hơi kiểm soát quá mức.

But doing the reading will make everything more efficient.

Nhưng việc đọc tài liệu sẽ giúp mọi việc trở nên hiệu quả hơn.

Another tip for chairs is to think about who's in the room and what sort of people they are.

Một mẹo khác cho ghế là hãy nghĩ đến những người trong phòng và tính cách của họ.

A plan to manage extroverts to make sure they don't dominate will really help.

Một kế hoạch quản lý những người hướng ngoại để đảm bảo họ không chiếm ưu thế sẽ thực sự hữu ích.

And making sure that your more introverted types are able to share their views is also important.

Và đảm bảo rằng những người có tính cách hướng nội có thể chia sẻ quan điểm của mình cũng rất quan trọng.

A good idea is to ask them in advance to contribute on a certain subject, that way they can pre-plan what they want to say.

Một ý tưởng hay là nên yêu cầu họ đóng góp về một chủ đề cụ thể trước, như vậy họ có thể lên kế hoạch trước những gì muốn trình bày.

If you're an introvert, you might want to take a tip from Cheryl Sandberg, the former COO of Facebook.

Nếu bạn là người hướng nội, bạn có thể học hỏi từ Cheryl Sandberg, cựu Giám đốc Điều hành (COO) của Facebook.

And make sure you say something, anything early on in the meeting to establish your voice and presence.

Và hãy chắc chắn rằng bạn nói điều gì đó, bất kỳ điều gì, ngay từ đầu cuộc họp để khẳng định giọng điệu và sự hiện diện của mình.

That way, when it's time to make your killer point later in the meeting, it's much easier to speak up.

Như vậy, khi đến lúc cần đưa ra điểm mấu chốt quan trọng trong cuộc họp, bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều để phát biểu.

Online meetings can make chairing easier.

Họp trực tuyến có thể giúp việc chủ trì cuộc họp trở nên dễ dàng hơn.

Everyone's names are visible and it's easy to raise your virtual hand.

Tên của mọi người đều hiển thị và việc giơ tay ảo rất dễ dàng.

Though there is always someone who forgets to take themselves off mute.

Mặc dù luôn có ai đó quên tắt chế độ im lặng.

Ừ, tôi không thể, ồ, tôi nghe thấy anh.

Yeah, but you, you need to turn, can you see where at the bottom left.

Đúng, nhưng bạn, bạn cần phải quay, bạn có thấy ở góc dưới bên trái không.

And there's evidence that hybrid meetings where some people are in the room and some people are online are less effective.

Và có bằng chứng cho thấy các cuộc họp kết hợp, trong đó một số người tham gia trực tiếp tại phòng họp và một số người tham gia trực tuyến, ít hiệu quả hơn.

So planning how you're going to make sure everyone's included here is the key to success.

Vì vậy, việc lập kế hoạch để đảm bảo mọi người đều được tham gia là chìa khóa cho sự thành công.

Research shows that a few moments of mindfulness at the start of a meeting could help reduce stress and boost creativity.

Nghiên cứu cho thấy rằng một vài phút thực hành chánh niệm ngay từ đầu cuộc họp có thể giúp giảm căng thẳng và tăng cường sự sáng tạo.

But if you think that would go down like a cup of cold sick in your team, think of other ways you can form bonds, breakout rooms, ice breakers.

Nhưng nếu bạn nghĩ rằng điều đó sẽ gây ra phản ứng tiêu cực trong đội của bạn, hãy nghĩ đến những cách khác để xây dựng mối quan hệ, tạo phòng họp nhỏ, hoặc các hoạt động phá băng.

Ask me anything and I'll answer yes or no and then you got to guess.

Hãy hỏi tôi bất cứ điều gì, tôi sẽ trả lời "có" hoặc "không", và sau đó bạn phải đoán.

Meetings are often booked in half hour or hour blocks, and if they overrun, they can cause unnecessary stress, which can carry on to your next meeting.

Các cuộc họp thường được lên lịch theo khung thời gian 30 phút hoặc 1 giờ, và nếu kéo dài quá thời gian dự kiến, chúng có thể gây ra căng thẳng không cần thiết, điều này có thể ảnh hưởng đến cuộc họp tiếp theo của bạn.

Brain scans show the impact that back-to-back meetings have on your gray matter.

Các kết quả quét não cho thấy tác động của việc tham gia các cuộc họp liên tiếp nhau đối với chất xám của bạn.

After successive meetings, you become much less productive.

Sau nhiều cuộc họp liên tiếp, bạn trở nên kém hiệu quả hơn nhiều.

Consider ending your meeting at quarter to the hour, or for longer meetings, putting a little tea break in the middle.

Xem xét kết thúc cuộc họp vào lúc 15 phút trước giờ, hoặc đối với các cuộc họp dài hơn, hãy sắp xếp một khoảng nghỉ uống trà ngắn ở giữa.

Impromptu breathers can be particularly good if things are getting heated.

Những khoảng nghỉ ngẫu hứng có thể đặc biệt hữu ích khi tình huống trở nên căng thẳng.

But even if everyone's enjoying themselves, most people will feel the benefit from a leg stretch or a comfort break.

Nhưng ngay cả khi mọi người đang tận hưởng thời gian của mình, hầu hết mọi người vẫn sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau một động tác duỗi chân hoặc một khoảng nghỉ ngơi.

If your meeting is in person and your budget can stretch, consider providing refreshments.

Nếu cuộc họp của bạn diễn ra trực tiếp và ngân sách cho phép, hãy cân nhắc việc cung cấp đồ ăn nhẹ.

If budgets won't stretch to food and drink, think about other ways to bond and create informal moments.

Nếu ngân sách không cho phép chi tiêu cho thức ăn và đồ uống, hãy cân nhắc các cách khác để gắn kết và tạo ra những khoảnh khắc thân mật.

Lần lượt nướng bánh, ví dụ như vậy.

And finally, make sure you allocate some time to follow up, if you're the chair, it's a good idea to thank people for attending and send round notes with action points.

Cuối cùng, hãy dành thời gian để theo dõi. Nếu bạn là người chủ trì, việc cảm ơn mọi người đã tham dự và gửi bản tóm tắt với các điểm hành động là một ý kiến hay.

And if you've attended a good meeting, don't be shy about letting the chair know.

Và nếu bạn đã tham dự một cuộc họp tốt, đừng ngần ngại cho người chủ tọa biết.

Meetings are an essential part of the modern world.

Hội nghị là một phần không thể thiếu của thế giới hiện đại.

And chances are, you'll end up in a meeting with them again soon.

Và rất có thể, bạn sẽ lại gặp họ trong một cuộc họp khác sớm thôi.

Yes, meetings can be rubbish, but all of us can help make them better.

Đúng vậy, các cuộc họp có thể rất tồi tệ, nhưng tất cả chúng ta đều có thể góp phần làm cho chúng tốt hơn.

If you enjoyed that, be sure to check out these videos next.

Nếu bạn thích video này, hãy xem những video sau đây.

And if you haven't already, hit the subscribe button and click the bell to get a notification each time we upload a new video.

Và nếu bạn chưa làm điều đó, hãy nhấn nút "Đăng ký" và nhấp vào biểu tượng chuông để nhận thông báo mỗi khi chúng tôi đăng video mới.

Subtitles ListPlay Video

Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn | BBC Ideas (How to make meetings less rubbish | BBC Ideas)

stick

essential

introvert

stretch