Name: Hướng dẫn sử dụng Word - Chia sẻ liên kết tài liệu và hợp tác (Word Tutorial - Sharing document links and collaborating)
Uploaded: 2025-08-07T18:37:22.000Z
Duration: 6 min 55 s
Description: Thousands of YouTube videos with English-Chinese subtitles! Now you can learn to understand native speakers, expand your vocabulary, and improve your pronunciation...

One of the great advantages to working with a cloud-based application like Word for the Web is how easy it will be to share and even collaborate on documents with others.

Một trong những ưu điểm lớn khi sử dụng ứng dụng đám mây như Word for the Web là việc chia sẻ và thậm chí hợp tác trên tài liệu với người khác trở nên vô cùng dễ dàng.

These are some of the options to explore when we go up to the Share tab up here and give it a click.

Dưới đây là một số tùy chọn bạn có thể khám phá khi nhấp vào tab "Share" ở phía trên và chọn nó.

Điều này sẽ mở hộp thoại Gửi Liên kết.

By default, when we send this link off to people, they're going to be able to edit.

Theo mặc định, khi chúng tôi gửi liên kết này cho mọi người, họ sẽ có thể chỉnh sửa.

Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa.

If you don't like that, you just want people to view the document, and maybe it's specific people, you can click here to change this option.

Nếu bạn không thích điều đó, bạn chỉ muốn mọi người xem tài liệu, và có thể là những người cụ thể, bạn có thể nhấp vào đây để thay đổi tùy chọn này.

Notice another option is just people in your organization, if you're working with a Microsoft 365 business account.

Lưu ý rằng có một tùy chọn khác là chỉ những người trong tổ chức của bạn, nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft 365 doanh nghiệp.

If you don't have a business account, you won't even see this option.

Nếu bạn không có tài khoản doanh nghiệp, bạn sẽ không thấy tùy chọn này.

We can also choose people with existing access.

Chúng ta cũng có thể chọn những người đã có quyền truy cập.

When we see anyone with link, that means that if we send this off to one person, they can forward it on to other people, so you may have multiple people accessing the link.

Khi chúng ta thấy ai đó có liên kết, điều đó có nghĩa là nếu chúng ta gửi liên kết này cho một người, họ có thể chuyển tiếp nó cho những người khác, do đó có thể có nhiều người truy cập vào liên kết đó.

If you choose people with existing access, those others that they try to send the link to will not be able to access your document.

Nếu bạn chọn những người đã có quyền truy cập, những người khác mà họ cố gắng gửi liên kết đến sẽ không thể truy cập tài liệu của bạn.

Same thing for specific people, if we choose this option, we type in the names of people we want to send this to, they can't forward it on to others, they won't be able to access your document with that link.

Đối với các cá nhân cụ thể, nếu chúng ta chọn tùy chọn này, chúng ta nhập tên của những người mà chúng ta muốn gửi tài liệu này. Họ không thể chuyển tiếp tài liệu này cho người khác và cũng không thể truy cập tài liệu của bạn thông qua liên kết đó.

Notice also down below that they will be able to edit the document by default, deselecting this checkbox means they'll only be able to view the document.

Lưu ý bên dưới rằng người dùng sẽ có thể chỉnh sửa tài liệu theo mặc định. Nếu bỏ chọn ô này, họ chỉ có thể xem tài liệu.

I'm going to turn this back on, there's something else called review mode as well, so if you prefer to have people review your document, add their comments and suggestions instead of actually making the changes in the document, you can turn this feature on.

Tôi sẽ bật lại tính năng này. Ngoài ra, còn có một tính năng khác gọi là "Chế độ xem xét". Nếu bạn muốn người khác xem xét tài liệu của mình, thêm bình luận và đề xuất thay vì trực tiếp chỉnh sửa trong tài liệu, bạn có thể bật tính năng này.

I'm going to leave it off and let people go in and actually make the changes.

Tôi sẽ để nguyên như vậy và để mọi người tự vào và thực hiện các thay đổi.

Another option is to give them temporary access by setting an expiration date, clicking here opens up a calendar, if you want to give them a week to work on the document, you can choose a date, a week later, for example, after that date, the link that you've provided to them will expire and will no longer work.

Một tùy chọn khác là cấp quyền truy cập tạm thời bằng cách đặt ngày hết hạn. Nhấp vào đây để mở lịch. Nếu bạn muốn cho họ một tuần để làm việc trên tài liệu, bạn có thể chọn một ngày, ví dụ một tuần sau đó. Sau ngày đó, liên kết mà bạn đã cung cấp cho họ 

Another option, if you're concerned about security is to set a password, people you send the link to will also need to know the password, if you set one, you would give that to them separately.

Một tùy chọn khác, nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật, là đặt mật khẩu. Những người bạn gửi liên kết sẽ cần biết mật khẩu đó nếu bạn đã đặt. Nếu bạn đặt mật khẩu, bạn sẽ cung cấp mật khẩu đó cho họ riêng biệt.

I'm going to leave it without a password and click apply.

Tôi sẽ để nó không có mật khẩu và nhấp vào "Áp dụng".

Now that I've changed the options, all I need to do is add the people to a list that I want to give access to, that can be names from your contacts, groups, or individual email addresses.

Bây giờ sau khi đã thay đổi các tùy chọn, tất cả những gì tôi cần làm là thêm những người vào danh sách mà tôi muốn cấp quyền truy cập, có thể là tên từ danh bạ của bạn, các nhóm hoặc địa chỉ email cá nhân.

I'm going to send this to someone outside the organization, Karen Leslie, she has a Gmail account, that's okay, I can add that, I do see a warning that she's outside my organization, that's okay, we can add other people here, have multiple people accessing the document even simultaneously, if you want to add a message down below, it's optional, how about please make changes as necessary, we're ready to send this off.

Tôi sẽ gửi tài liệu này cho một người ngoài tổ chức, Karen Leslie, cô ấy có tài khoản Gmail, điều đó không sao, tôi có thể thêm vào, tôi thấy có cảnh báo rằng cô ấy nằm ngoài tổ chức của tôi, điều đó không sao, chúng ta có thể thêm nhiều người khác vào đâ

We can do it with the send button, that means the message goes out, the link goes out to the people we've added right here from Word for the web.

Chúng ta có thể thực hiện điều này bằng nút Gửi, điều đó có nghĩa là tin nhắn sẽ được gửi đi, liên kết sẽ được gửi đến những người mà chúng ta đã thêm vào đây từ Word cho web.

If you prefer to use your own email application, you can copy the link and go there to do it, even use Outlook from here, but by clicking send, we don't have to leave Word for the web at all, the link is sent out, and they now have access to the document.

Nếu bạn muốn sử dụng ứng dụng email của riêng mình, bạn có thể sao chép liên kết và truy cập vào đó để thực hiện, thậm chí có thể sử dụng Outlook từ đây. Tuy nhiên, khi nhấp vào "Gửi", bạn không cần phải rời khỏi Word cho web, liên kết sẽ được gửi đi và n

So we'll close this up, we would continue working on our document, while others might be accessing it, we'll find out when they do by checking the share tab up here, so let's see what it's like to receive the invitation, I'm going to switch over to Karen Leslie's Gmail account where she's received an email from David Rivers, shared a document, there's the name of the file, there's some information here, all she has to do is click open to open it up, she doesn't even need to have a Word for the web account, doesn't need to have Microsoft Word installed, she goes right to this online version of Microsoft Word and is working on the document.

Vậy chúng ta sẽ đóng lại đây, tiếp tục làm việc trên tài liệu của mình, trong khi những người khác có thể đang truy cập vào nó. Chúng ta sẽ biết khi họ truy cập bằng cách kiểm tra tab Chia sẻ ở đây. Hãy xem thử việc nhận lời mời như thế nào, Tôi sẽ chuyển

Now you'll notice up here, a little message, some updates, etc., that's okay, as she scrolls down, she can see the full document, also, the initials D are up here, ah, David Rivers has this document open as well.

Bây giờ bạn sẽ thấy ở đây, một thông báo nhỏ, một số cập nhật, v.v., điều đó là bình thường. Khi cô ấy cuộn xuống, cô ấy có thể xem toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, chữ cái D ở đây cho biết David Rivers cũng đang mở tài liệu này.

She could go in and start making changes, let's say changing 5 to 6, right here, and as we switch back now to us working on it, something's changed up here next to the share button, we see that there's a guest contributor, she's outside the organization, that's why we see that, also, we could jump to the location where she's working by clicking go to location, can also see it down here, there's a little flag for the guest contributor, and notice that the change is instantaneous, it says 6 years now instead of 5 down there.

Cô ấy có thể vào và bắt đầu thực hiện các thay đổi, ví dụ như thay đổi từ 5 thành 6, ngay tại đây, và khi chúng ta quay lại làm việc trên đó, chúng ta thấy rằng có điều gì đó đã thay đổi ở đây bên cạnh nút chia sẻ, chúng ta thấy có một tác giả khách mời, 

If you're not seeing the changes right away, there's a catch up button too, clicking this button will get everything up to date from all contributors.

Nếu bạn không thấy các thay đổi ngay lập tức, có một nút "Cập nhật" để bạn có thể nhấp vào. Nhấp vào nút này sẽ cập nhật tất cả nội dung từ tất cả các tác giả.

You'll see you're all caught up when you do that.

Bạn sẽ thấy mình đã bắt kịp khi làm điều đó.

Now at the end of collaboration, you may want to disable the link so that people can't go in any longer, maybe you've set an expiration date, but the document's finished before that.

Khi kết thúc quá trình hợp tác, bạn có thể muốn vô hiệu hóa liên kết để người khác không thể truy cập nữa. Có thể bạn đã đặt ngày hết hạn, nhưng tài liệu đã hoàn thành trước thời hạn đó.

Well, in that case, you go back to share, click there, you'll see the ellipses up here next to send link, that's for more options, click there, and then choose manage access.

Vậy thì, trong trường hợp đó, bạn quay lại phần chia sẻ, nhấp vào đó, bạn sẽ thấy ba chấm ở đây bên cạnh nút "Gửi liên kết", đó là để xem thêm tùy chọn, nhấp vào đó, sau đó chọn "Quản lý quyền truy cập".

It's from here where you'll see the link, you'll see that there is an expiration date, I can tell by this little calendar icon, just hover over it to see the date, you can see the owner, but the ellipses next to it gives us more options, which includes this X to remove the link altogether.

Từ đây, bạn sẽ thấy liên kết, bạn sẽ thấy có ngày hết hạn, tôi có thể nhận ra điều này qua biểu tượng lịch nhỏ, chỉ cần di chuột qua để xem ngày, bạn có thể thấy chủ sở hữu, nhưng ba chấm bên cạnh cho phép chúng ta có thêm tùy chọn, bao gồm biểu tượng X đ

By removing the link and choosing delete link, no one will be able to access this document any longer.

Bằng cách xóa liên kết và chọn "Xóa liên kết", không ai có thể truy cập tài liệu này nữa.

So we can go back to manage access and close this up, knowing that Karen won't be able to go in and make changes any longer.

Vậy chúng ta có thể quay lại để quản lý quyền truy cập và đóng lại vấn đề này, biết rằng Karen sẽ không thể vào và thực hiện bất kỳ thay đổi nào nữa.

You can see a reconnect here, for example.

Bạn có thể xem lại kết nối ở đây, ví dụ.

If I switch over to Karen who's working on it, she sees the same thing, and if she tries to reconnect, she's going to see an error message that it's just simply not available any longer.

Nếu tôi chuyển sang Karen, người đang làm việc trên đó, cô ấy cũng thấy điều tương tự, và nếu cô ấy cố gắng kết nối lại, cô ấy sẽ thấy thông báo lỗi cho biết rằng nó không còn khả dụng nữa.

So when it comes to sharing and collaborating with others, you have easy access to share options from Word for the web, not just for sharing a link for people to view your document, but to actually go in there and start making changes if you want to collaborate.

Khi nói đến việc chia sẻ và hợp tác với người khác, bạn có thể dễ dàng truy cập các tùy chọn chia sẻ từ Word cho web, không chỉ để chia sẻ liên kết cho người khác xem tài liệu của bạn, mà còn có thể trực tiếp vào đó và bắt đầu thực hiện các thay đổi nếu m