Name: Tiếng Anh Thương Mại - Bài Viết (ESL) - ET 04: Thông Báo Tin Xấu (Business English Writing Lesson for ESL - ET 04: Bad News Messages)
Uploaded: 2026-01-23T17:42:47.000Z
Duration: 10 min 50 s
Description: Thousands of YouTube videos with English-Chinese subtitles! Now you can learn to understand native speakers, expand your vocabulary, and improve your pronunciation...

Welcome to Email Tune up, the video podcast to help you improve your business writing.

Chào mừng đến với Email Tune up, podcast video giúp bạn cải thiện kỹ năng viết kinh doanh của mình.

Now here we have a short email from Jenny, who is responsible for her company's IT services.

Bây giờ chúng ta có một email ngắn từ Jenny, người phụ trách các dịch vụ IT của công ty cô ấy.

She's written this email to give her colleagues some bad news.

Cô ấy đã viết email này để thông báo tin xấu cho đồng nghiệp của mình.

The office email server will be down later today because of some technical problems.

Máy chủ email của văn phòng sẽ tạm ngừng hoạt động vào cuối ngày hôm nay do một số vấn đề kỹ thuật.

When a server goes down, it means that it has been taken offline or down for maintenance or because of a problem.

Khi một máy chủ ngừng hoạt động, điều đó có nghĩa là nó đã bị ngắt kết nối hoặc tạm dừng để bảo trì hoặc do có sự cố.

Before we look at the mechanics, style and tone of this message, let's talk a little bit about the best way to deliver bad news in an email.

Trước khi xem xét cơ chế, phong cách và giọng điệu của thông điệp này, chúng ta hãy nói một chút về cách tốt nhất để truyền đạt tin xấu qua email.

When you're writing to someone outside your company, it's a good idea to use an indirect style, although you should also make sure your reader understands and accepts the bad news.

Khi bạn viết cho người ngoài công ty, nên sử dụng phong cách gián tiếp, đồng thời đảm bảo người đọc hiểu và chấp nhận tin xấu.

But in this case, Jenny is writing to her own colleagues for this internal bad news message.

Nhưng trong trường hợp này, Jenny đang viết cho các đồng nghiệp của mình cho thông điệp tin xấu nội bộ này.

It's best to use a more direct style since the company wants to deal with problems efficiently.

Tốt nhất nên sử dụng phong cách trực tiếp hơn vì công ty muốn giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.

At the same time, she needs to be polite and to show understanding for her colleagues receiving the bad news.

Đồng thời, cô ấy cần phải lịch sự và thể hiện sự thấu hiểu đối với các đồng nghiệp nhận tin xấu.

Regardless of which method you use, you should always try to buffer or sandwich bad news with some neutral material before and after.

Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, bạn luôn nên cố gắng đệm hoặc kẹp tin xấu với một số nội dung trung lập trước và sau.

Alright, let's start with the mechanics of this email.

Được rồi, chúng ta hãy bắt đầu với cơ chế của email này.

As you can see, we have a subject line server Restart inform.

Như bạn có thể thấy, chúng ta có dòng chủ đề máy chủ Restart inform.

Let's first correct the grammar in this line.

Trước tiên, chúng ta hãy sửa ngữ pháp trong dòng này.

We can't use inform as a noun in this way, so we'd better change it to something like notice.

Chúng ta không thể dùng inform như một danh từ theo cách này, vì vậy tốt hơn hết là thay đổi nó thành một cái gì đó như notice.

And since we don't have an opening salutation, we can add something neutral and professional like Dear colleagues.

Và vì chúng ta không có lời chào mở đầu, chúng ta có thể thêm một cái gì đó trung lập và chuyên nghiệp như Kính gửi đồng nghiệp.

Now, when we look at the body of the email, the first thing we notice is that the entire message is is just one sentence long and it's a run on sentence that is it's really several separate sentences that have been incorrectly strung together with commas.

Bây giờ, khi chúng ta xem xét phần thân của email, điều đầu tiên chúng ta nhận thấy là toàn bộ thông điệp chỉ dài một câu và đó là một câu kéo dài, tức là nó thực sự là nhiều câu riêng biệt đã bị nối lại với nhau một cách sai lầm bằng dấu phẩy.

Let's start by replacing all these commas with periods so that the sentences stand on their own.

Hãy bắt đầu bằng cách thay thế tất cả các dấu phẩy này bằng dấu chấm để các câu đứng độc lập.

And we'll need to capitalize the first word in each of these new sentences.

Và chúng ta sẽ cần viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi câu mới này.

Now that we've broken the sentences apart, let's go through them one by one and make sure the grammar is correct.

Bây giờ chúng ta đã tách các câu ra, hãy xem xét từng câu một và đảm bảo ngữ pháp chính xác.

In the first sentence, Jenny writes that the company will have to restart the server from 17:15pm to 18:00pm today.

Trong câu đầu tiên, Jenny viết rằng công ty sẽ phải khởi động lại máy chủ từ 17:15 đến 18:00 hôm nay.

Since Jenny is using 24 hour time here, she doesn't need PM after 17:15 or 1800.

Vì Jenny đang dùng thời gian 24 giờ ở đây, cô ấy không cần ghi PM sau 17:15 hoặc 18:00.

This sentence also has a subordinate clause because of the backup tape equipment has some problems here.

Câu này cũng có một mệnh đề phụ vì thiết bị băng sao lưu gặp một số vấn đề ở đây.

Chúng ta cần thay thế "because of" thành "because".

Remember that because of is always followed by a noun or a noun phrase.

Hãy nhớ rằng "because of" luôn theo sau bởi một danh từ hoặc cụm danh từ.

But what we have here is a complete Sentence the backup tape equipment has some problems, which takes because by itself we can also see that this last sentence Any questions, please call 588 is actually a sentence fragment.

Nhưng ở đây chúng ta có một câu hoàn chỉnh là thiết bị băng sao lưu gặp một số vấn đề, điều này khiến "because" tự nó cũng có thể thấy rằng câu cuối cùng "Có câu hỏi nào, vui lòng gọi 588" thực chất là một mảnh câu.

We'd better turn it into a complete sentence by making the first part into a clause if you have any questions, and

Tốt hơn hết chúng ta nên biến nó thành một câu hoàn chỉnh bằng cách biến phần đầu thành một mệnh đề: nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, và

And finally, we should think about structuring the email into separate paragraphs.

Và cuối cùng, chúng ta nên suy nghĩ về việc cấu trúc email thành các đoạn riêng biệt.

I think the best way to do this is to begin a new paragraph with sorry for the inconvenience.

Tôi nghĩ cách tốt nhất để làm điều này là bắt đầu một đoạn mới với "xin lỗi vì sự bất tiện".

This gives us two paragraphs with separate ideas, one that explains what's happening and one that apologizes to Jenny's readers and gives them an opportunity to ask for more information.

Điều này cho chúng ta hai đoạn với các ý riêng biệt, một đoạn giải thích điều gì đang xảy ra và một đoạn xin lỗi độc giả của Jenny và cho họ cơ hội yêu cầu thêm thông tin.

Now let's move on to the style of this email.

Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phong cách của email này.

When you're writing a message to deliver bad news, one good strategy is to buffer the news.

Khi bạn viết một tin nhắn để truyền đạt tin xấu, một chiến lược hay là "đệm" tin xấu đó.

That is to put some neutral material at the beginning and the end of the email, and

Tức là đặt một số nội dung trung lập ở đầu và cuối email, và

also at the beginning and end of each paragraph containing bad news.

cũng ở đầu và cuối mỗi đoạn chứa tin xấu.

This makes the delivery less abrupt and helps avoid giving a negative impression to the reader.

Điều này làm cho việc truyền đạt bớt đột ngột và giúp tránh tạo ấn tượng tiêu cực cho người đọc.

As you can see, Jenny hasn't followed this rule.

Như bạn có thể thấy, Jenny đã không tuân theo quy tắc này.

We will restart our mail server, and only afterwards does she explain the reason for the news.

Chúng tôi sẽ khởi động lại máy chủ email của mình, và chỉ sau đó cô ấy mới giải thích lý do của tin tức.

Let's rearrange this paragraph to put the explanation first so the readers understand why they are being inconvenienced.

Chúng ta hãy sắp xếp lại đoạn này để đặt lời giải thích trước để độc giả hiểu tại sao họ lại gặp bất tiện.

We can begin by saying something like, we have discovered that the backup tape equipment for our mail server has some problems, and

Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách nói điều gì đó như, chúng tôi đã phát hiện ra rằng thiết bị băng sao lưu cho máy chủ email của chúng ta gặp một số vấn đề, và

then cut out the second clause of the original sentence.

sau đó cắt bỏ mệnh đề thứ hai của câu gốc.

This puts the bad news in the second sentence of the paragraph, but

Điều này đặt tin xấu vào câu thứ hai của đoạn văn, nhưng

we should probably add a clause that explains the connection between the equipment problem and the server restart.

chúng ta có lẽ nên thêm một mệnh đề giải thích mối liên hệ giữa vấn đề thiết bị và việc khởi động lại máy chủ.

Let's start by saying, For this reason we will restart.

Hãy bắt đầu bằng cách nói, Vì lý do này chúng tôi sẽ khởi động lại.

And we can just say the server in this sentence, since we've identified the system already.

Và chúng ta có thể chỉ cần nói máy chủ trong câu này, vì chúng ta đã xác định hệ thống rồi.

The last sentence in this paragraph gives the readers some additional bad news.

Câu cuối cùng trong đoạn văn này đưa ra thêm một số tin xấu cho người đọc.

Jenny is telling them that the company may lose its email connection for a long time this afternoon.

Jenny đang nói với họ rằng công ty có thể mất kết nối email trong một thời gian dài chiều nay.

But since we know that the repair should be finished by 1800, we can rephrase this news in a positive way.

Nhưng vì chúng ta biết rằng việc sửa chữa sẽ hoàn thành vào lúc 1800, chúng ta có thể diễn đạt lại tin tức này một cách tích cực.

Where Jenny writes from 1715 to 1800, let's say beginning at 1715 today and end the second sentence there.

Nơi Jenny viết từ 1715 đến 1800, hãy nói bắt đầu lúc 1715 hôm nay và kết thúc câu thứ hai ở đó.

This gives us the chance to end the paragraph on a positive note.

Điều này cho chúng ta cơ hội kết thúc đoạn văn một cách tích cực.

Instead of saying, we expect to restart the server many times, the final sentence can say, we expect the server to be available again after 1800.

Thay vì nói, chúng tôi mong đợi máy chủ khởi động lại nhiều lần, câu cuối cùng có thể nói, chúng tôi mong đợi máy chủ sẽ hoạt động trở lại sau 1800.

When an email has to deliver bad news, it's also helpful to emphasize how readers can benefit by cooperating or by accepting the situation.

Khi một email phải truyền tải tin xấu, cũng hữu ích khi nhấn mạnh độc giả có thể hưởng lợi như thế nào bằng cách hợp tác hoặc chấp nhận tình hình.

So let's have Jenny add a new sentence in a separate paragraph explaining why this temporary interruption of service will make things easier for her colleagues in the long run.

Vì vậy, hãy để Jenny thêm một câu mới trong một đoạn riêng giải thích tại sao sự gián đoạn dịch vụ tạm thời này sẽ giúp mọi việc dễ dàng hơn cho đồng nghiệp của cô ấy về lâu dài.

She can say, these repairs to the server will make your Internet and email connections more reliable in the future.

Cô ấy có thể nói, những sửa chữa cho máy chủ này sẽ làm cho kết nối Internet và email của bạn đáng tin cậy hơn trong tương lai.

In the next paragraph, Jenny is right to use apologetic phrasing, since this ends the email in a less negative way.

Trong đoạn tiếp theo, Jenny đã đúng khi sử dụng cách diễn đạt xin lỗi, vì điều này kết thúc email theo cách ít tiêu cực hơn.

But we should make some changes to her language so it sounds less abrupt.

Nhưng chúng ta nên thực hiện một số thay đổi trong ngôn ngữ của cô ấy để nó nghe bớt đột ngột hơn.

A sentence beginning with sorry sounds very informal, which probably isn't a good idea if she wants to show sympathy for her colleagues.

Một câu bắt đầu bằng "xin lỗi" nghe rất thân mật, điều này có lẽ không phải là ý hay nếu cô ấy muốn thể hiện sự đồng cảm với đồng nghiệp của mình.

Let's change it to we apologize for the inconvenience and we don't really need this final to you and we can change call 588 to call me on extension 588 again making the sentence less abrupt and more informative, and

Hãy thay đổi nó thành chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện và chúng tôi thực sự không cần phần cuối này gửi đến bạn và chúng ta có thể thay đổi "gọi 588" thành "gọi cho tôi theo số máy lẻ 588" một lần nữa, làm cho câu văn bớt đột ngột và nhiều thông tin hơn, 

emphasizing that Jenny is personally involved in solving this problem.

nhấn mạnh rằng Jenny đích thân tham gia giải quyết vấn đề này.

And finally, let's review the email for tone.

Và cuối cùng, hãy xem lại email về giọng điệu.

The first and second paragraphs have a neutral tone, which is appropriate for delivering bad news in an internal memo.

Đoạn đầu và đoạn hai có giọng điệu trung lập, phù hợp để truyền đạt tin xấu trong một bản ghi nhớ nội bộ.

But in the third paragraph, we should add some language to make Jenny's apology sound more sincere.

Nhưng ở đoạn thứ ba, chúng ta nên thêm một số ngôn ngữ để lời xin lỗi của Jenny nghe chân thành hơn.

By expressing concern for the needs of her colleagues, Jenny wants to make her readers feel welcome to ask for more information about the server problem.

Bằng cách bày tỏ sự quan tâm đến nhu cầu của đồng nghiệp, Jenny muốn người đọc cảm thấy thoải mái khi yêu cầu thêm thông tin về vấn đề máy chủ.

So let's begin by adding or concerns to this final sentence so it becomes questions or concerns.

Vì vậy, chúng ta hãy bắt đầu bằng cách thêm những lo ngại của chúng tôi vào câu cuối cùng này để nó trở thành những câu hỏi hoặc lo ngại.

And we can change Please call to Please feel free to call again to create a more welcoming tone.

Và chúng ta có thể thay đổi Vui lòng gọi thành Vui lòng cứ tự nhiên gọi lại để tạo ra một giọng điệu chào đón hơn.

Finally, we should add a closing sentence to show appreciation for the reader's problems and their willingness to cooperate in solving them.

Cuối cùng, chúng ta nên thêm một câu kết để thể hiện sự cảm kích đối với các vấn đề của người đọc và sự sẵn lòng hợp tác của họ trong việc giải quyết chúng.

Let's write something like thank you for your patience and understanding.

Hãy viết một cái gì đó như cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và thấu hiểu.

This sentence we apologize for the inconvenience may not really be necessary.

Câu chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này có thể không thực sự cần thiết.

Some of you may feel it makes the email too apologetic, so I think we can let our listeners decide for themselves.

Một số bạn có thể cảm thấy điều đó làm cho email quá xin lỗi, vì vậy tôi nghĩ chúng ta có thể để người nghe tự quyết định.

Jenny có cần lời xin lỗi này hay không?

Now, let's take one final look at this email.

Bây giờ, hãy xem lại email này lần cuối.

Jenny has taken a problem that might cause a lot of annoyance to her readers, and

Jenny đã giải quyết một vấn đề có thể gây khó chịu cho người đọc, và

she's explained it in a way that's direct, professional, and sympathetic.

cô ấy đã giải thích nó theo cách trực tiếp, chuyên nghiệp và đồng cảm.

She's making the best of a bad situation, which is a very important skill in any business setting.

Cô ấy đang xoay sở tốt nhất trong một tình huống khó khăn, đây là một kỹ năng rất quan trọng trong bất kỳ môi trường kinh doanh nào.

So let's hit the send button and get this message out to Jenny's colleagues.

Vậy thì hãy nhấn nút gửi và gửi tin nhắn này đến các đồng nghiệp của Jenny.